এজেন্সি চ্যাটের সঙ্গে পরিচালনার দায়িত্বও বুঝিয়ে দিক

আগে মালিকানা ও কাজের সীমা স্থির করুন

অ্যাকাউন্ট কার, গ্রাহকের প্রতিনিধি কে এবং এজেন্সি শুধু প্রযুক্তি না উত্তরও সামলাবে, ঠিক করুন। চুক্তি ছাড়া ব্যবসার প্রশ্ন নিজের দায়িত্ব ভাববেন না। প্রবেশ পুনরুদ্ধার, কর্মী বদল এবং চুক্তি শেষের পদ্ধতি বর্তমান হস্তান্তর নথিতে লিখুন। প্রযুক্তি সহায়তা আর ব্যবসার সেবা যে আলাদা, গ্রাহক বুঝবেন।

গ্রাহককে নিজের গ্রহণের মাধ্যম দীর্ঘদিন নিয়ন্ত্রণ করতে হলে সে অনুযায়ী সংযোগ দিন। ব্যক্তিগত পাসওয়ার্ড ভাগ করবেন না, একজন কর্মীর ব্যক্তিগত যোগাযোগকে একমাত্র ফিরে পাওয়ার পথ করবেন না। একাধিক সাইট থাকলেই দায়িত্বের চুক্তি ছাড়া সব গ্রাহকের তথ্য মিশিয়ে রাখা উপযুক্ত হয় না।

প্রতিটি সাইটের নাম ও সেটিং আলাদা দেখুন

ব্র্যান্ড, উদ্দেশ্য ও বাস্তব ঠিকানা চেনা যায় এমন নাম রাখুন। ভাষা, কোড এবং প্রতিনিধি পৃথক সাইটে মিলিয়ে দেখুন। কোন পৃষ্ঠায় বসানো আছে লিখুন। সাধারণ টেমপ্লেটে কোড দুবার যেন না থাকে। কপি করার সময় অন্য গ্রাহকের ব্র্যান্ড, ভুল ভাষা বা সাইটের পরিচয় থেকে গেলে সংশোধন করুন।

কাল্পনিক উদাহরণে এজেন্সি দোকান ও সেবাদাতা দুটো সাইট তৈরি করেছে। দোকানের প্রশ্ন মালিক এবং বুকিংয়ের প্রশ্ন সেবার প্রতিনিধি সামলাবেন। স্থাপনাকারী একই হলেও দুটি ব্যবসার আলোচনা এক হয় না। প্রতিটি সাইটের উৎস এবং উত্তর ফেরার পথ আলাদা পরীক্ষা করা জরুরি।

গ্রাহক আবার করতে পারেন এমন পরীক্ষা দিন

প্রতিটি সাইট থেকে ব্যক্তিগত তথ্য ছাড়া প্রশ্ন পাঠান। পরীক্ষায় প্রকল্পের নাম দিন, Telegram-এ উৎস দেখুন এবং একই আলোচনায় উত্তর ফেরে কি না মিলিয়ে নিন। ফোনে নেভিগেশন, কেনা ও বুকিংয়ের বোতাম দেখুন। ছবি চূড়ান্ত প্রমাণ নয়; পরে গ্রাহকও যেন প্রশ্ন ও উত্তর দিয়ে দেখেন।

হস্তান্তরে সাইট পরিচালনার স্থান, সংযোগের তথ্য এবং নিয়মিত প্রশ্ন দেখার মানুষ জানান। ডোমেইন বা টেমপ্লেট বদলালে আসল প্রকাশিত পৃষ্ঠা পুনরায় যাচাই করতে বলুন। এতে প্রযুক্তিগত সমস্যা এবং উত্তরের মানুষ না থাকার পার্থক্য বোঝা যায়। লোগো ও বোতাম দেখানোই দৈনন্দিন পরিচালনার প্রস্তুতি নয়।

রক্ষণাবেক্ষণ ও সম্পর্ক শেষের ধাপ আলাদা রাখুন

এজেন্সি কোন প্রযুক্তিগত সমস্যা দেখবে এবং গ্রাহক কোন বিষয়বস্তু ও উপস্থিতি ঠিক করবেন লিখুন। নোটিফিকেশন না এলে সংযোগ ও সেটিং দেখুন। বাস্তব গ্রাহকের আলোচনা অন্য পরীক্ষার গ্রুপে পাঠাবেন না। ভুল ব্যবসায়িক উত্তরকে কারণ ছাড়া চ্যাটের ত্রুটি বললে প্রকৃত সমস্যা বোঝা যায় না।

শেষে গ্রাহকের অ্যাকাউন্ট, সাইট পরিচালনা ও গ্রহণের মাধ্যম ব্যবহারের সুযোগ নিশ্চিত করুন। এজেন্সির অপ্রয়োজনীয় প্রবেশ চুক্তি অনুযায়ী সামলান। প্রবেশ সরানো ও গ্রাহকের ইতিহাস মুছে ফেলা এক কাজ নয়। সব ধরনের ইতিহাস নেওয়ার সুবিধা ধরে না নিয়ে প্রয়োজন এবং বাস্তব উপলব্ধ পদ্ধতি জেনে সিদ্ধান্ত নিন।

হস্তান্তরের বৈঠকে গ্রাহকের প্রতিনিধি নিজে প্রশ্ন পাঠান এবং উত্তর দেন। এজেন্সি দেখিয়ে দিতে পারে, কিন্তু গ্রাহককে ব্যবহার করতে দেওয়া ছাড়া প্রস্তুতি বোঝা কঠিন। প্রয়োজনীয় নির্দেশনার স্থান লিখে দিন এবং ডোমেইন বদলালে কাকে জানাবেন তা ঠিক করুন। ব্যবসার শর্তের উত্তর কে অনুমোদন করেন সেটিও গ্রাহকের সিদ্ধান্ত। এজেন্সির পরীক্ষা শেষ হলে পরীক্ষার প্রশ্নকে বাস্তব বিক্রির সুযোগ মনে করবেন না। নিজের প্রকল্প নথিতে পরীক্ষার ফল ও বাকি কাজ আলাদা লিখুন। গ্রাহক যেন বুঝতে পারেন কোন অংশ প্রস্তুত এবং কোনটি তাঁর দলের কাজ। এতে প্রযুক্তিগত হস্তান্তর ও দৈনন্দিন পরিচালনা পরিষ্কার থাকে, অযাচাই করা সুবিধা বা ফলের কথা যোগ করতে হয় না।

তুলনা ও নির্বাচন

শুরু করার আগে প্রয়োজনীয় প্রশ্ন