制作会社のWebチャット導入：複数サイトと引き継ぎ

導入前に帰属と責任を取り決める

アカウントを誰が持つか、顧客側の返信担当は誰か、制作会社は設置と保守だけを担当するかを確認します。契約がないまま顧客の業務相談を代わりに答える前提にしないでください。アクセス回復、担当交代、契約終了の方法も既存の引き継ぎ記録に残します。

顧客が受信先を長期的に管理する必要があるなら、その条件に合わせて接続と納品を進めます。個人のパスワードを共有したり、一人の私的な連絡先だけに復旧を依存したりしないようにしましょう。複数サイトを管理できても、責任の取り決めなしに顧客情報を混ぜてよいわけではありません。

ブランド、用途、実際のドメインを識別できる名前にします。設置先、表示言語、担当を一つずつ確認し、どの公開ページで使うか記録します。共通テンプレートで重複設置しないこと、別の顧客の言語や案内をコピーしないことも確認してください。

架空の例として、店舗とサービス会社を同じ制作会社が担当する場合、それぞれ店主とサービス担当が返信します。設置担当が同じでも、問い合わせを区別しない運用にはできません。技術作業の共通化と業務の帰属を分けて考える必要があります。

各サイトから個人情報のないテスト質問を送り、Telegramで受信して返信が戻るまで確認します。質問にプロジェクト名を入れ、正しいサイトに答えが届くか照合してください。スマートフォンでは、購入、予約、ナビゲーションの操作を妨げない位置かも見ます。

納品時には、サイトを管理する入口、設置情報の場所、相談を確認する担当を説明します。画面写真だけでは、後日の接続状態は確認できません。顧客がドメインやテンプレートを変更した場合も、公開ページで同じ手順を再実行できるようにしておきます。

制作会社が対応する技術問題と、顧客が決める内容や担当体制を分けます。通知の問題は接続と設定から確認し、本当の顧客情報を無関係なテスト先へ転送しないでください。業務の回答ミスを、無条件にチャット部品の故障と考えないことも大切です。

終了時は顧客がアカウント、サイト管理、受信先を利用できるか確認し、不要になった制作会社のアクセスを取り扱います。アクセス整理と顧客の履歴削除を同じ作業にしないでください。移行や記録の扱いは実際の約束と使える機能を確認して進めます。

制作会社が返信も担当しますか？

事前の取り決めによります。技術保守と業務の返信を別の人が担当しても構いませんが、双方の責任を明確にしてください。

サイトの取り違えを防ぐには？

識別できる名前とサイト別の設定を使い、返信前に出所とページを確認します。導入テストは各サイトで行いましょう。

引き継ぎでは全部の履歴を移せますか？

任意の移行機能を前提にできません。必要な記録と利用できる方法を確認し、合意した範囲で接続とアクセスを引き継いでください。