مالکیت و دامنه کار را قبل از نصب بنویسید
از ابتدا مشخص کنید حساب و اطلاعات سایت تحت مسئولیت مشتری خواهد بود یا آژانس در چارچوب توافق، مدیریت آن را بر عهده دارد. همچنین بنویسید کار شما فقط نصب و آزمایش است یا آموزش و نگهداری را هم شامل می‌شود. انجام نصب به معنی مسئولیت پاسخ به مخاطبان مشتری نیست. نام فردی که تصمیم‌های مربوط به دسترسی، تغییر تنظیمات و ادامه همکاری را تأیید می‌کند ثبت کنید. این شفافیت به‌خصوص وقتی پروژه از طراح به تیم داخلی مشتری تحویل می‌شود، اهمیت دارد.
راه ایجاد یا تغییر دسترسی را از امکانات و راهنمای واقعی سرویس بررسی کنید؛ قابلیت خاصی برای تفکیک نقش‌ها یا انتقال خودکار مالکیت فرض نکنید. اطلاعات محرمانه را در سند تحویل عمومی ننویسید و برای دسترسی از روش مناسب و موردتوافق استفاده کنید. اگر در زمان تحویل محدودیتی وجود دارد، آن را پیش از اجرا با مشتری روشن کنید. هدف، ایجاد مسیری است که مشتری بتواند کار روزانه را ادامه دهد و آژانس هم دقیقاً بداند کدام مسئولیت پس از تحویل باقی می‌ماند.
چند سایت را با اطلاعات جدا مدیریت کنید
برای هر وب‌سایت، دامنه، زبان رابط، فرد پاسخ‌گو و وضعیت نصب را در فهرست پروژه ثبت کنید. قابلیت مدیریت چند وب‌سایت به معنی یکسان بودن مخاطب یا شرایط همه آن‌ها نیست. کد نصب و تنظیمات هر پروژه را با همان سایت تطبیق دهید. پیش از انتشار، صفحه اصلی و یک صفحه داخلی را بررسی کنید تا چت سایت دیگری روی آن قرار نگرفته باشد. اگر سایت نسخه آزمایشی دارد، تفاوت آن با نسخه عمومی را در مستندات روشن بنویسید تا بررسی‌ها با هم اشتباه نشوند.
نمونه ساختگی: یک آژانس برای فروشگاه و مجموعه خدماتی دو مشتری چت نصب می‌کند. سؤال فروشگاه درباره ارسال است و سؤال مجموعه خدماتی درباره زمان مراجعه. هر پروژه باید مسئول و منابع پاسخ خودش را داشته باشد. حتی اگر آژانس هر دو را از یک محیط مدیریت کند، پاسخ و اطلاعات تماس نباید جابه‌جا شود. این مثال برای توضیح تفکیک کار است، نه نتیجه واقعی مشتریان. در آزمون، متن‌های متفاوت بفرستید تا دریافت پیام مربوط به هر سایت را بتوانید به‌وضوح تشخیص دهید.
نصب را با مسیر کامل گفت‌وگو تحویل دهید
در Visitker بازدیدکننده در وب‌سایت می‌نویسد و پاسخ‌گو از تلگرام جواب می‌دهد؛ پاسخ به همان چت سایت برمی‌گردد و مشتری به تلگرام نیاز ندارد. صندوق وب هم برای کار از مرورگر در دسترس است. هنگام تحویل، این مسیر را به فردی نشان دهید که واقعاً پاسخ خواهد داد. آموزش نباید فقط به محل دکمه‌ها محدود شود؛ او باید بداند پیام کدام سایت را بررسی می‌کند و برای سؤال نامشخص چگونه از اطلاعات صفحه و منابع کسب‌وکار استفاده کند.
با هماهنگی مشتری، سؤال ساختگی از صفحه اصلی و صفحه داخلی بفرستید و نمایش پاسخ را در مرورگر بازدیدکننده مشاهده کنید. آزمایش موبایل و زبان رابط انتخاب‌شده را نیز انجام دهید. نتیجه هر آزمون را با صفحه و نقش افراد ثبت کنید تا مشتری بداند دقیقاً چه چیزی بررسی شده است. برای نمونه‌های آموزشی از داده ساختگی استفاده کنید. دیده شدن دکمه چت، تکمیل مسیر پاسخ را ثابت نمی‌کند؛ دریافت در سمت اپراتور و برگشت جواب به سایت باید جداگانه دیده شوند.
پایان همکاری و نگهداری را قابل اجرا کنید
سند تحویل باید جای نصب، روش بازبینی و مسئول تصمیم‌گیری را مشخص کند. همچنین بنویسید اگر قالب سایت تغییر کرد یا فرد پاسخ‌گو عوض شد، چه کسی اتصال را دوباره بررسی می‌کند. این سند نباید حاوی رمز یا داده خصوصی گفت‌وگوها باشد. اطلاعات ضروری برای ادامه کار، مانند نام سایت و مسیر راهنمای اتصال، کافی است. نگهداری پس از تحویل را جدا از کار نصب تعریف کنید تا مشتری بداند برای تغییرات بعدی از تیم داخلی یا آژانس کمک بگیرد.
پیش از پایان همکاری، دسترسی‌ها و مسئولیت‌های باقی‌مانده را طبق توافق مرور کنید. هر تغییر لازم را با روش پشتیبانی‌شده سرویس و آزمون دوباره انجام دهید؛ انتقال بی‌وقفه یا خودکار را فرض نکنید. اگر آژانس همچنان نگهداری می‌کند، مسئول پاسخ به رخدادهای فنی را مشخص کند؛ پاسخ به مشتریان سایت وظیفه دیگری است. موفقیت تحویل یعنی فرد مسئول بتواند یک گفت‌وگوی آزمایشی را انجام دهد، منابع لازم را بشناسد و بداند در صورت مشکل یا تغییر کارکنان به چه کسی مراجعه کند.
جدول تصمیم‌گیری
| بخش پروژه | چه چیزی مستند شود | نشانه تحویل قابل بررسی |
|---|---|---|
| مالکیت | مسئول حساب و تصمیم‌گیری | مشتری روش ادامه مدیریت را می‌داند |
| نصب هر سایت | دامنه و محل کد مربوط | چت در سایت درست دیده می‌شود |
| پاسخ‌گویی | فرد مسئول و منابع اطلاعات | جواب آزمایشی به سایت برمی‌گردد |
| نگهداری | مسئول تغییر و بررسی اتصال | مرحله بعد از تغییر قالب روشن است |
پیش از شروع بدانید
آیا آژانس باید پیام‌های مشتریان سایت را پاسخ دهد؟
فقط اگر این مسئولیت به‌صراحت در توافق تعریف شده باشد. نصب، آموزش و نگهداری فنی با پاسخ‌گویی روزانه تفاوت دارند. پیش از شروع، فرد مسئول پیام‌ها و منابع پاسخ او را مشخص کنید. در زمان تحویل نیز همان فرد باید مسیر دریافت و پاسخ را آزمایش کند تا پروژه صرفاً با نصب ظاهری پایان نیابد.
مدیریت چند سایت چه چیزی را آسان می‌کند؟
امکان مدیریت وب‌سایت‌های مختلف در محصول وجود دارد، اما برای هر کدام باید زبان، کد نصب و مسئول رسیدگی را روشن نگه دارید. شرایط یک مشتری را به مشتری دیگر تعمیم ندهید. در آزمایش از سؤال‌های متفاوت استفاده کنید و نام سایت را پیش از پاسخ بررسی کنید. جداسازی عملی اطلاعات به برنامه آژانس و کسب‌وکار وابسته است.
در سند تحویل چه چیزی لازم است؟
مالک مسئول، دامنه، محل نصب، نتیجه آزمون‌های اصلی، فرد پاسخ‌گو و مسیر کمک در صورت مشکل را بنویسید. روش دسترسی را از راه مناسب توافق کنید و رمز یا اطلاعات خصوصی را در سند عمومی نگذارید. اگر همکاری پایان می‌یابد، تغییر مسئولیت و دسترسی را با روش واقعی سرویس بررسی کنید و پس از آن گفت‌وگوی تازه‌ای را آزمایش کنید.